Форма т-51. расчетная ведомость для расчета и начисления заработной платы

Расчетная ведомость на основе отчета Анализ зарплаты по сотрудникам

Альтернативой Расчетной ведомости (Т-51) может быть форма, созданная на основе отчета Анализ зарплаты по сотрудникам.

Данный отчет находится в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате или распечатывается прямо из документа Начисление зарплаты.

Сам отчет имеет вид:

Чтобы отчет удовлетворял условиям первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ), необходимо:

• Изменить: название отчета на Расчетная ведомость по зарплате;
• наименование организации — в соответствии с сокращенным наименованием в ЕГРЮЛ.

Добавить:

• номер, дату документа;

единицу измерения показателей — рубли;
должность, место для подписи, расшифровку подписи (фамилию и инициалы) лица, ответственного за составление документа.

Загрузка формы Расчетная ведомость

Для загрузки предлагаемой печатной формы Расчетной ведомости перейдите в раздел Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно).

В открывшейся форме по кнопке Еще — Прочее — Изменить вариант отчета – кнопка Еще — Загрузить настройки.

После выбора файла загрузки на компьютере нажмите Открыть.

По завершении загрузки нажмите кнопку Завершить редактирование в форме отчета.

Редактирование формы Расчетная ведомость

Выставите параметры отчета:

• название организации,
• период

и нажмите Сформировать. Расчетная ведомость сформируется без номера. Чтобы проставить номер, нажмите кнопку Еще – Таблица – Редактирование.

Проставьте вручную порядковый номер ведомости. Расчетная ведомость готова.

Похожие публикации

1. Добрый день! При начислении заработной платы за апрель в документе «Начисление ЗП и стрх взносов» появились суммы НДФЛ начисленные в предыдущих месяцам с «-» значением. В анализе ЗП зв период (расчетная ведомость) они отражаютя как «суммы НДФЛ к зачету в счет будущих платежей». Как убрать из документа начисления ЗП суммы НДФЛ к зачету в счет будущих платежей. Как в ручную редактировать сумму насиленного НДФЛ? Добрый день! При начислении заработной платы за апрель в документе…
2. Уволенный сотрудник попадает в ведомость на выплату заработной платы. Здравствуйте. Сотрудник был принят на постоянную работу. Уволен, полностью рассчитан….
3. Использование Территории для отражения заработной платы в регламентированном учете Здравствуйте! Используем Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1 (3.1.10.307)….
4. Сдвиг рабочего года при учете отпусков без сохранения заработной платы Здравствуйте. ЗУП КОРП, 3.1.14.183. Сложилась следующая ситуация. Сотрудник принят на…

Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты

Зарплатная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы. Ведомость на выдачу зарплаты, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается кассиру для осуществления выдачи наличных средств работникам предприятия по указанному в ней списку.

Зарплатная ведомость, бланк которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), оформляется на срок, обычно не превышающий три дня. После завершения этого срока зарплатная ведомость Т 53 (скачать которую следует заблаговременно), закрывается кассиром и передается бухгалтеру на проверку.

Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений. При получении средств каждый сотрудник ставит подпись в специально предназначенной графе. Если по какой-то причине указанный в списке работник не получит причитающуюся сумму, то кассир напротив его фамилии в графе «подпись» делает отметку «депонировано» – эти средства будут возвращены обратно в кассу.

См. также статью«Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года, а затем сохраняется в компании в течение 5 лет. У каждой ведомости есть порядковый номер, по которому этот первичный кассовый документ и регистрируется в журнале.

Выплата зарплаты по ведомости

• Проведение выплат проводится в отведенный на это промежуток времени и в положенном для этого месте (касса или кабинет бухгалтера предприятия).
• Сотруднику необходимо проверить и пересчитать полученную сумму и расписаться о ее получении.
• Ведомость оформляется кассиром или же бухгалтером до окончания периода ее действия.
• Все суммы, которые были не выданы работникам, складываются и прописываются на последней странице ведомости, а под ней уже ставится подпись кассира.
• Затем бухгалтер или кассир расписываются на расходном ордере за выданную ими сумму денег.
• После чего номер ордера указывается на самой ведомости.
• Выполнив все необходимые манипуляции, документ передается в распоряжение главному бухгалтеру, который проводит контрольную проверку данных, после чего ставит заключительную подпись на документе.

Все ведомости обязательно проходят регистрацию в журнале, именуемом форма Т-53а.

На каждый год ведется свой отдельный журнал, а предыдущий относится в архив.

Готовые таблицы excel расчета заработной платы. Автоматизация расчета заработной платы средствами excel

1. «Страх. ПФ» — взносы в ПФР на страховую часть пенсии;
2. «ФФОМС» — взносы в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
3. «ФСС» — взносы в ФСС на страхование случаев временной нетрудоспособности и материнства;
4. «НС и ПЗ» — взносы в ФСС на страхование несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Для выборки данных за определенный период по конкретному сотруднику используйте автофильтр. Если у вас, как у меня на скриншоте, вдруг начисление окажется меньше предоставленного вычета, учтите его в следующем периоде, когда доход превысит вычет. В течение года неиспользованные вычеты накапливаются, а 31 декабря сгорают.

Ведомость на выплату заработной платы

При наличной форме расчетов по оплате труда наемного персонала расчетная часть дополняется платежной ведомостью. Она также состоит из титульного и табличного листов.

Титульная часть также содержит информацию о компании, названии документа и дате его составления. Поскольку данный документ подтверждает фактическое использование денежных средств, на первом листе формы необходимы подписи руководителя и главного бухгалтера. Кроме того, законодательство ограничивает сроки выплаты зарплат наличными. На выдачу денег через кассу фирмы отводится не более 5 дней.

Конкретные сроки регламентируются распоряжениями руководства либо положениями локальных нормативных актов.

Указание на даты выдачи также вносят в титульную часть ведомости на выдачу зарплаты. Там же указывают и общую сумму денежных средств, предполагаемых к выдаче.

Табличная часть платежного документа содержит меньше сведений, чем расчетная ведомость. В нее входят:

• персональные данные работников (Ф. И. О., должность, табельный номер);
• суммы денежных средств, выдаваемых каждому работнику;
• место для подписи, подтверждающей получение денег;
• графа для дополнительных сведений.

Если сотрудник не может получить зарплату в отведенные для этих целей сроки, то по окончании последнего для выдачи кассир ставит отметку о депонировании сумм.

На последнем листе ведомости на выдачу зарплаты проставляют количество листов, фактически выданные и депонированные суммы, данные расходно-кассового документа. Подписывают ведомость кассир, выдающий деньги, и работник бухгалтерской службы, который контролирует правильность заполнения формы и движение средств.

Использование только расчетных ведомостей по заработной плате или дополнение их частями, отражающими выплату средств работникам, зависит от формы расчетов с персоналом. При безналичном перечислении обязательной является только расчетная часть. В случае необходимости произвести наличный расчет с сотрудником через кассу компании составляют платежную ведомость.

Утвержденных централизовано форм этих документов в настоящее время нет. Каждая фирма может самостоятельно разработать их шаблоны, наиболее отвечающие потребностям компании. Они должны соответствовать требованиям федерального закона «О бухгалтерском учете».

Расшифровка отчета Расчет страховых взносов (с 2017г.) для ЗУП, УПП, ЗиКБУ: Раздел 1, Раздел 2, Раздел 3 (с навигацией по ФИО).

В соответствии с приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ в конфигурацию ЗУП 2.5.115 и УПП 1.3.90 включен регламентированный отчет «Расчет по страховым взносам», который страхователи обязаны сдавать ежеквартально начиная с 1 квартала 2017 года. На практике бухгалтера столкнулись с крайне неудобной навигацией по Разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Необходимо нажимать кнопку «Перейти» для сверки данных по физ. лицу. Если физ. лиц в отчете больше 1000, эта процедура становится крайне затрудненной. Мой отчет позволяет вывести расчетные данные ячеек из РСВ в одном удобном отчете.

5 стартмани

Тонкости составления документации

Составление документа попадает под ответственность бухгалтера. Именно он отвечает за достоверность данных, указанных в ведомости, правильность её оформления.

После того, как все выплаты произведены, бухгалтер обязан подписать документ, подшить его и убрать на хранение. Ведомость представляет собой бумагу строгой отчетности, поэтому может стать предметом интереса со стороны уполномоченных государственных структур.

Законодатель выдвигает требование, по которому предприятие должно завести обособленный журнал учёта зарплатных ведомостей по форме Т-53а. Срок его действия – 12 месяцев, после чего документы подшиваются и передаются на архивное хранение.

Согласно действительным нормам, хранение осуществляется 5 лет. При этом законодатель выдвигает условие, при котором за обозначенный период уполномоченный чиновник обязан провести отчётную ревизию. Если этого не было сделано, период хранения вырастет до 75 лет.

Обязанность работодателя по хранению отчетной документации утверждена Письмом Минтруда №8389-ЮЛ от 27.11.2001 года. Если документ утерян, необходимо оформить приказ о созыве специальной комиссии для расследования, в которую обязательно включают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии и администрации.

Лица, ответственные за хранение будут обязаны написать объяснительные записки. После завершения следственных мероприятий составляется акт, в котором указывается причина утраты документа, ответственные лица, эффективные способы восстановления ведомости.

Получение копии состоит из нескольких действий:

• распечатка платежной ведомости с электронного носителя;
• проставление подписей должностных лиц;
• проставление подписей сотрудников, которые получили средства по ведомости.

Если заполнить все строки невозможно, их надлежит оставить пустыми, или указать формулировку «восстановить не удалось». На повторном документе обязательно должна стоять пометка «Дубликат».

Как правильно заполнить форму Т-53?

На титульном листе бланка Т-53 указывается полное наименование организации, выдающей заработную плату.

В случае, если денежная сумма подлежит выдаче какому-либо конкретному структурному подразделению или отделу, его название отображается на следующей строке.

В обратной ситуации необходимо поставить прочерк. Корреспондентским счетом при этом принято считать счет 70. Он подразумевает собой счет учета расходов по зарплате.

После этого в ведомость вносятся данные о точном сроке, в течение которого работники или предприятие в целом должно получить выплату. До окончания указанного периода средства должны быть списаны с расчетного счета.

Важно учесть, что деньги, оставшиеся после выплаты заработной платы, не должны храниться в кассе. Оставшаяся сумма передается в банк по окончанию срока действия ведомости. Оставшаяся сумма передается в банк по окончанию срока действия ведомости

Оставшаяся сумма передается в банк по окончанию срока действия ведомости.

Также отображается информация такого характера:

• общая сумма зарплаты — цифрами и прописью;
• присвоенный платежной ведомости порядковый номер;
• дата заполнения платежного документа.

Расчетным периодом считается месяц, в котором происходит выплата заработанных сотрудниками денежных средств.

После окончания заполнения первого листа ведомости Т-53, следует перейти к оформлению второго.

В таблицу платежной формы Т-53 вносятся сведения о каждом работнике:

• ФИО;
• табельный номер;
• размер рассчитанной зарплаты.

После получения денежной суммы каждый работник должен поставить напротив строки со своими инициалами личную подпись. Она является подтверждением того, что гражданин получил заработную плату в том размере, который указан в бланке ведомости.

При этом напротив его фамилии ставится отметка о депонировании оставшейся суммы. В дальнейшем заработная плата выдается в индивидуальном порядке. Что такое депонированная зарплата?

После выдачи зарплаты в итоговой строке указываются сведения об общей и депонированной сумме, если таковая имеется. После этого делаются отметки о документе, на основании которого были произведены выплаты.

Таковым в этом случае является расходный кассовый ордер. Заполненная ведомость передается для проверки в отдел бухгалтерии. При отсутствии ошибок руководитель организации оставляет в платежной форме Т-53 свою подпись.

Все платежные ведомости необходимо регистрировать, для этого можно использовать журнал Т-53а.

Заполнение сроков выплаты через кассу

Денежные средства, которые обналичиваются с целью выдачи заработной платы, имеют определенный срок хранения.

Именно этот промежуток и считается периодом действия платежной ведомости. Точную величину этого времени определяет руководитель компании.

Важно учесть, что существует максимальная длительность хранения денег в кассе. Она не должна превышать 5 суток. Данное правило регламентируется указанием ЦБ, принятым в силу в сентябре 2014 года

В графу “В кассы для оплаты в срок” необходимо ставить дату окончания действия документа

Данное правило регламентируется указанием ЦБ, принятым в силу в сентябре 2014 года. В графу “В кассы для оплаты в срок” необходимо ставить дату окончания действия документа.

Что такое депонированная сумма?

Депонированной суммой считается величина денежных средств, оставшихся в кассе после окончания периода выплаты заработной платы.

К примеру, по каким-либо причинам сотрудник не успел получить зарплату в установленные для ее выдачи сроки. В таком случае в ведомости напротив его инициалов ставится соответствующая отметка.

В конце заполнения платежного документа кассиром подводятся итоги, которые включают в себя подсчет общей суммы депонирования, оставшейся в кассе. Эти деньги передаются в банк.

Он оформляется одновременно с закрытием ведомости Т-53. Информация о нем вносится в книгу реестра депонированных сумм.

Оформление исправлений

Внесение корректировок в документ допускается только в случае крайней необходимости. Полностью переоформляется титульный лист — первая часть формы.

Все изменения в обязательном порядке заверяются в бухгалтерии.

Восстанавливаются все подписи, затронутые в ходе исправлений. При необходимости срочных корректировок зачеркивается неверная информация, указывается новая.

После этого исправленную ведомость заверяет директор, кассир и главбух. Ставится дата внесения изменений.

Так выглядит заполненный образец:

Ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадров документов

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

наказываются:

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Действия при утере

Согласно Письму МинТруда от 27 ноября 2001г №8389-ЮЛ, ответственность за хранение ведомости по зарплате возлагается на работодателя.

Наилучший вариант для решения проблемы — это восстановление документа. Для этого повторно распечатывается платежная ведомость. Проставляются все подписи, в том числе сотрудников.

При невозможности заполнить строки по причине увольнения части работников следует оставить их пустыми или указать «восстановить не удалось».

На повторной ведомости обязательно нужно сделать надпись «Дубликат».

Таким образом, ведомость по зарплате является неотъемлемым документом при начислении заработной платы сотрудникам. В зависимости от способа выдачи денег, документ подразделяется на формы №Т-51, №Т-53, №Т49.

Заполняет документ бухгалтер. Подписывает и несет ответственность за неполную выплату зарплаты сотрудникам или выплату сверх необходимого главный бухгалтер и руководитель предприятия.

При допущении ошибок разрешено вносить исправления. Ведомость храниться в бухгалтерии в течение 5 лет.

Периодичность составления

Расчетная ведомость позволяет определить размер заработка, какой работник получит за истекший месяц.

При этом, согласно последним изменениям в законодательстве и письмам надзорных органов, организация обязана аванс выплачивать не фиксированной суммой, а производить его расчет, исходя из числа выработанных за этот период дней и учитываемых начислений.

В связи с этим желательно определение суммы аванса производить также при помощи расчетной ведомости. Далее, после завершения месяца, расчет производится новым документом, при этом учитывается общее число отработанных дней и все необходимые начисления. Сумма выданного аванса по зарплате при этом указывается отдельным столбцом в блоке «Удержано и зачтено».

Для чего нужна расчетная ведомость по зарплате?

Форма Т-51 — это удобный документ, в котором можно провести расчет заработной платы по каждому сотруднику в отдельности с последующим обобщением данных о начислениях, удержаниях и суммах к выплате.

Расчетную ведомость можно заменить расчетно-платежной Т-49, которая, помимо расчета, позволит также оформить и выдачу зарплаты персоналу.

Форма Т-49 более универсальна и отличается только наличием места для указания выплачиваемой зарплаты, то есть выполняет также платежную функцию. Форма Т-51 позволяет только рассчитать заработную плату, для расчета с персоналом к ней дополнительного оформляется платежный документ форма Т-53.

Какую именно форму использовать для начисления, решает работодатель самостоятельно. В том числе, он вправе разработать свой бланк для расчета, утвердив его внутренним распоряжением.

Заполнение проводится по итогу прошедшего расчетного месяца в соответствии с отработанным временем.

Как заполнить форму Т-51 для расчета заработной платы?

Расчетная ведомость состоит из титульного листа и табличной части.

Заполнение титульного листа формы Т-51:

• название компании и ОКПО;
• название подразделения — не обязательно;
• номер документа;
• дата составления;
• отчетный период — месяц, за который проводится расчет зарплаты.

Заполнение табличной части формы Т-51 (18 граф):

• 1 — порядковый номер строки таблицы;
• 2 — табельный номер сотрудника (присваивается каждому работнику при приеме на работу);
• 3 — ФИО работника;
• 4 — должность или профессия;
• 5 — оклад, тарифная ставка (прописывается в трудовом договоре);
• 6 — количество отработанных дней или часов в рабочих днях за расчетный период;
• 7 — количество отработанных выходных или праздничных дней/часов за расчетный период;
• 8 — 11 — различные виды начислений по видам оплат (по окладу, тарифу, премии, стимулирующие выплаты и прочее);
• 12 — общая сумма начислений;
• 13 — НДФЛ, удержанный из зарплаты (13 процентов от начисленной суммы из гр.12);
• 14 — другие виды удержаний (по исполнительным листам, ущерб, алименты);
• 15 — общая сумма удержаний;
• 16 — сумма долга по заработной плате за организацией на дату проведения расчета;
• 17 — сумма долга по зарплате за работников на дату вычислений;
• 18 — итоговая сумма заработной платы, положенная к выплате (начисления из графы 12 минус удержания из графы 15 плюс долг за работодателем из графы 16 минус долг за работников из графы 17).

Сотруднику нужно выплатить ту сумму, которая отражена в итоговой последней графе расчетной ведомости Т-51.

Если нет данных для заполнения, то в соответствующей графе ставится прочерк.

Лицо, ответственное за заполнение ведомости и проведение вычислений, ставит свою подпись внизу табличной части бланка Т-51.

Кто подписывает?

Подписать заполненный бланк расчетной ведомости должен сотрудник, ответственный за проведение расчета зарплаты — например, бухгалтер по заработной плате.

Подпись проставляется после подведения всех итогов к выплате.

Иных подписей на бланке Т-51 быть не должно. Руководитель или главный бухгалтер не обязаны расписываться в данном документе. Данные руководящие лица ставятся подписи в платежной ведомости.

Расчетная ведомость по зарплате

Унифицированная форма бланка утверждена Приказом Минфина РФ № 52. Имеет специальный код по ОКУД 0504402.

Форма составляется ежемесячно, содержит информацию обо всех начислениях в пользу работников за расчетный месяц. В образце расчетной ведомости по зарплате отражается не только должностной оклад, исчисленный исходя из фактически отработанного времени, но и все доплаты, компенсации и выплаты, положенные в качестве вознаграждений за труд. Например, премиальные, доплаты за ночные, оплата совмещений и прочие виды выплат.

Для начисления заработной платы и отражения ее в РВ используют данные следующих бухгалтерских документов:

1. Приказы руководства (о зачислении, увольнении, переводе, отпусках, замещениях и прочем).
2. Табели учета рабочего времени.
3. Тарифные ставки, должностные оклады, ЕТС согласно штатному расписанию.
4. Больничные листки, справки из медицинских учреждений, записки-расчеты на предоставление отпусков или при увольнении.
5. Иные аналогичные документы.

Если говорить простыми словами, РВ используется для начисления заработной платы. Бухгалтер отражает суммы, причитающиеся конкретному работнику в расчетном периоде, за фактически отработанное время с учетом должностного оклада или тарифной ставки.

Закрываем платежную ведомость

По истечении пяти дней платежную ведомость необходимо закрыть. Это нужно сделать даже в том случае, если не все работники получили положенные им по ведомости денежные средства.

Кассир закрывает платежную ведомость следующим образом:

• если работник не получил денежные средства по какой-либо причине, напротив его инициалов пишется слово «депонировано»;
• затем подсчитываются общие суммы выплаченных и не выплаченных средств, которые выставляются на последнем листе;
• ставится подпись кассира;
• выписывается расходный кассовый ордер, где указанна сумма выданных денежных средств;
• номер ордера проставляется в ведомости.

Все платежные ведомости должны фиксироваться в Журнале регистрации платежных ведомостей

Мнение эксперта
Роман Ефремов
Стаж более 7 лет. Специализация: трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, уголовное право, общая теория права

Тонкости составления документации

Составление документа попадает под ответственность бухгалтера. Именно он отвечает за достоверность данных, указанных в ведомости, правильность её оформления.

После того, как все выплаты произведены, бухгалтер обязан подписать документ, подшить его и убрать на хранение. Ведомость представляет собой бумагу строгой отчетности, поэтому может стать предметом интереса со стороны уполномоченных государственных структур.

Законодатель выдвигает требование, по которому предприятие должно завести обособленный журнал учёта зарплатных ведомостей по форме Т-53а. Срок его действия – 12 месяцев, после чего документы подшиваются и передаются на архивное хранение.

Согласно действительным нормам, хранение осуществляется 5 лет. При этом законодатель выдвигает условие, при котором за обозначенный период уполномоченный чиновник обязан провести отчётную ревизию. Если этого не было сделано, период хранения вырастет до 75 лет.

Обязанность работодателя по хранению отчетной документации утверждена Письмом Минтруда №8389-ЮЛ от 27.11.2001 года. Если документ утерян, необходимо оформить приказ о созыве специальной комиссии для расследования, в которую обязательно включают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии и администрации.

Лица, ответственные за хранение будут обязаны написать объяснительные записки. После завершения следственных мероприятий составляется акт, в котором указывается причина утраты документа, ответственные лица, эффективные способы восстановления ведомости.

Получение копии состоит из нескольких действий:

• распечатка платежной ведомости с электронного носителя;
• проставление подписей должностных лиц;
• проставление подписей сотрудников, которые получили средства по ведомости.

Если заполнить все строки невозможно, их надлежит оставить пустыми, или указать формулировку «восстановить не удалось». На повторном документе обязательно должна стоять пометка «Дубликат».