Выдача депонированной заработной платы на предприятии: проводки

Депонированная зарплата

В расходной (платежной) ведомости напротив фамилии каждого сотрудника, который получил зарплату, должна стоять его собственноручная роспись. По истечении трех дней, отведенных на выдачу зарплаты, кассир подсчитывает общую сумму выданных средств, оформляет на нее расходный ордер и указывает ее в ведомости.

А напротив фамилий тех сотрудников, которые в этот период по каким-либо причинам зарплату не получили, пишет «депонировано».

Как получить депонированную зарплату

Действия кассира и бухгалтеров в случае, если сотрудник почему-то не получил зарплату, понятны и детально описаны, но что же делать самому сотруднику, который честно работал, а денег получить не смог? Неужели он теперь останется без зарплаты? Конечно же, нет. Депонированную заработную плату можно выплатить:

• с авансом;
• со следующей зарплатой;
• в день выдачи депонированных средств (если на предприятии такой установлен).

Сроки и порядок выплаты ДЗ должны быть зафиксированы во внутренних документах предприятия. Депонированная зарплата выдается по расходному ордеру.

Напомним, что депонировать средства можно только в том случае, если выплаты производятся наличными, через кассу предприятия, и только тогда, когда сотрудник по какой-то причине не смог в течение трех дней их получить. Если же зарплата переводится на пластиковые карты, ни о какой депонированной зарплате речи быть не может.

По закону депонированные средства работодатель обязан выплатить работнику обязательно. Никаких заявлений или служебных записок в этом случае от работника не требуется, работодатель и кассир должны действовать в установленном порядке.

Срок давности для выплаты подобной задолженности со стороны работодателя – три года, но так долго ждать, конечно же, не стоит. Если работодатель отказывается выплатить ДЗ, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию. Если с момента невыплаты заработной платы прошло более трех месяцев, работник имеет право обратиться в суд.

Была информация интересна или полезна?

Да11

Нет2

Поделиться в сети

Как правильно учитывать депонирование зарплаты?

Человек, получивший заработную плату, обязан расписаться рядом со своей фамилией в платежной ведомости. Учетный процесс может быть составлен так, что при расчете зарплаты бухгалтерия делает расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Возможно существование и единой расчетно-платежной ведомости, где видны и расчет и получение средств. Деньги получает только тот человек, который указан в ведомости. Бывает так, что работник затрудняется получить свои деньги лично, тогда он вправе выдать доверенность другому лицу. Если передача зарплаты происходит по доверенности, то перед распиской в ее получении кассир отмечает «по доверенности». Лицо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у специалиста и прилагается к документу — ведомости. Но вот отпущенное время закончилось, а в кассе «лишние» деньги — за ними не пришли даже по доверенности. Тогда кассир делает отметку «депонировано» напротив фамилий лиц, не получивших зарплату. Затем заполняется реестр депонированных сумм и в конце ведомости оставляется запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах. На все выплаченные деньги создается единый расходный кассовый ордер. Сумма оставшейся, а значит потенциально отправляемой на хранение заработной платы, считается отдельно и регистрируется в ведомости. После всех сверок и проверки главным бухгалтером, ведомость закрывается и направленные на депонирование средства идут в банк на специальный счет предприятия. На сданные суммы также составляется общий расходник. Теперь зарплата обретает новый статус — называется депонированной, а сотрудник, не получивший ее – депонент. Если кассир будет медлить с отправкой денег в банк и оставшиеся средства не будут удалены из кассы, а осядут в сейфе предприятия — тогда может возникнуть случай административной ответственности, и у определенных контролирующих служб появятся претензии к деятельности фирмы.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в ст. 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

• на финансовые результаты — у коммерческой организации;
• увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. По ее итогам составляют акт по форме N ИНВ-17, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите на с. 90.

Унифицированная форма N ИНВ-17

                                                         -----------¬                                                         ¦    Код   ¦                                                         +----------+                                           Форма по ОКУД ¦  0317015 ¦    Общество с ограниченной ответственностью             +----------+                 "Свежий ветер"                          ¦          ¦------------------------------------------------ по ОКПО ¦          ¦                    организация                          +----------+________________________________________________________ ¦          ¦              структурное подразделение                  +----------+                                        Вид деятельности ¦          ¦                                                  -------+----------+Основание для проведения  -приказ, постановление,-¦номер ¦    100   ¦инвентаризации:                   распоряжение    ¦      ¦          ¦                          ------------------------+------+----------+                             ненужное зачеркнуть  ¦дата  ¦31.12.2008¦                                                  L------+----------+                                            Вид операции ¦          ¦                                                         L-----------                                           ----------T-----------¬                                           ¦  Номер  ¦   Дата    ¦                                           ¦документа¦составления¦                                           +---------+-----------+                   АКТ                     ¦    1    ¦ 31.12.2008¦  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ,  L---------+------------ПОСТАВЩИКАМИ И ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ                                                               31    Акт составлен комиссией  о  том,  что  по  состоянию  на  "--" декабря  2008--------- ----    г.    проведена    инвентаризация   расчетов   спокупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.    При инвентаризации установлено следующее:    1. По дебиторской задолженности

Наименование счета бух-   галтерского учета и де-   битора                    

Номерсчета

       Сумма по балансу, руб. коп.       

   всего  

   в том числе задолженность  

подтвер-  жденная   дебиторами

не под-   тверж-    денная    дебито-   рами      

с истек-шим сро-ком ис- ковой   давности

            1             

  2  

     3    

     4    

     5    

   6    

Расчеты с поставщиками    и подрядчиками            

60.02

 5 642 542

 4 321 421

 1 321 121

Расчеты с покупателями    и заказчиками             

62.01

 7 894 653

 7 894 653

Расчеты по налогам        и сборам                  

  68 

 2 314 542

 2 314 542

Расчеты с подотчетными    лицами                    

  71 

   354 894

   354 894

Расчеты по претензиям     

76.02

    60 000

    60 000

и т.д.    

                           Итого 

16 266 631

12 630 878

 3 635 663

Оборотная сторона формы N ИНВ-17

1. По кредиторской задолженности

Наименование счета бух-   галтерского учета и креди-тора                      

Номерсчета

       Сумма по балансу, руб. коп.       

   всего  

   в том числе задолженность  

подтвер-  жденная   кредито-  рами      

не под-   тверж-    денная    креди-    торами    

с истек-шим сро-ком ис- ковой   давности

            1             

  2  

     3    

     4    

     5    

   6    

Расчеты с поставщиками    и подрядчиками            

60.01

 3 897 156

 2 456 753

 1 440 403

Расчеты с покупателями    и заказчиками             

62.02

 2 579 643

 1 354 974

 1 224 669

Расчеты по налогам        и сборам                  

  68 

10 654 258

10 654 258

Расчеты с подотчетными    лицами                    

  71 

 6 546 791

 6 546 791

Расчеты с персоналом      по оплате труда           

  70 

24 684 349

24 684 349

Расчеты по депонированной заработной плате          

76.04

   300 000

   300 000

 50 000 

и т.д.    

                           Итого 

28 796 076

28 796 076

19 866 121

 50 000 

    Все подсчеты  итогов  по  строкам,  страницам  и  в  целом  поакту инвентаризации проверены.                      зам. ген.                      директора  Иванов         А.А. ИвановПредседатель комиссии --------- ------- --------------------------                      должность подпись     расшифровка подписи                    зам.                  главного                 бухгалтера Цветкова         И.В. ЦветковаЧлены комиссии: ----------- -------- -----------------------------                 должность  подпись         расшифровка подписи                 бухгалтер  Маринина         Н.Н. Маринина                ----------- -------- -----------------------------                 должность  подпись         расшифровка подписи                 бухгалтер   Коваль           М.И. Коваль                ----------- -------- -----------------------------                 должность  подпись         расшифровка подписи

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен на с. 89.

Порядок получения и выдачи

Зарплата может быть получена как самим сотрудником компании, так и уполномоченным лицом, на которого оформлена соответствующая доверенность. В том случае, когда на протяжении всего отрезка времени, во время которого осуществляется выдача финансовых средств труженик не смог явиться в бухгалтерию компании, финансовые ресурсы депонируются. Неполученная выплата передается в банковскую службу, обслуживающую расчетный счет предприятия. В платежных документах, передающихся работникам банка, следует указать о наличии тружеников, которые не получили оклад и другие причитающиеся выплаты.

При депонировании оплаты труда, бухгалтеру компании необходимо сформировать письменное уведомление для сотрудника. Данный документ является простым бланком, содержащим в себе сведения о состоянии финансовых средств.

Действия работника

Не выданная заработная плата фиксируется в расходном кассовом ордере. Данный документ используется для выдачи денежных средств работнику. Сотрудник имеет право затребовать оплату в любой из дней. Нужно отметить, что денежные средства выдаются только при условии наличия необходимой суммы в кассе компании. Если объема имеющихся денежных средств не хватает для расчета с сотрудником, бухгалтеру компании необходимо затребовать необходимую сумму в банковской организации. Как правило, продолжительность данной процедуры составляет около одного рабочего дня.

Давайте рассмотрим порядок действий, которые необходимо выполнить работнику, не получившему оплату:

1. Заполнить соответствующее заявление и передать его бухгалтерскому отделу.
2. Дождаться ответа.
3. Явиться в кассу для получения денежных средств.

Обязанности бухгалтерии

При выполнении финансовых операций, бухгалтерскому отделу необходимо сделать соответствующие отметки в специальных журналах. Проводка депонированной заработной платы в бухгалтерском учете представляет собой следующую последовательность действий:

1. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К50 (Касса).
2. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К76, сч4 (Выдача депонированной оплаты). Данная операция выполняется в том случае, когда работник компании не получил часть или полную сумму заработной платы по различным причинам.
3. Д51 (Расчетный счет) – К50 (Касса). Согласно постановлению Центрального Банка Российской Федерации, денежные средства, не переданные сотрудникам, должны быть возращены банковской организации. Данная сумма впоследствии будет использоваться для выдачи депонированной оплаты.

Расчеты в бухгалтерии не представляют особого труда. Опытный специалист в данной сфере способен составить необходимый отчет в течение нескольких минут после получения заявки от работника компании.

Если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время

В какой день депонировать?

Зарплата выдается в течение пяти дней, и отчет начинается с даты, предназначенной для ее выплаты.

Больше держать денежные средства в кассе организации нельзя. Это правило закреплено пунктом 4.6 Положений о порядке ведения кассовых операций.

Каждый сотрудник идет и получает средства финансового характера в кассе.

Часто бывает так, что срочная командировка или длительная болезнь заставляют работника не появиться в назначенный день. Всю сумму, не выданную сотруднику, нужно куда-то убрать. Именно поэтому у бухгалтеров на предприятии есть специальная проводка для депонирования.

Для тех компаний, которые получают наличную выручку, не обязательно снимать сумму из банка, допускается выдача вознаграждения за труд в виде зарплаты из нее.

Важно помнить, что при этом деньги, которые выдаются для зарплаты все-таки остаются наличной выручкой. Поэтому сумма, оставшаяся на конец дня, если она превышает лимит, установленный банковской организацией, вносится на расчетный счет

Именно в таком случае пятидневный срок не применяют. Заработок выплачивается в один день, и сумма, не выданная сотруднику депонируется в тот же день. Это же правило действует и в тех случаях, когда лимит в проверяемой кассе не превышен.

Депонированная заработная плата — что это значит?

Для понимания термина депонированная заработная плата, следует разобраться, что такое зарплата и что такое депонирование.

Депонирование представляет собой хранение свободных денежных средств на банковском счету.

Зарплата — объем денежных средств, положенных к выплате работнику за его труд, в соответствии с трудовым договором.

Выплаты сотрудникам могут проводится двумя способами:

• зачислением на дебетовую карту банка;
• выдачей наличными.

В последнем случае в штате организации должен быть кассир, в обязанности которого входит проведение кассовых операций:

• получение денежных средств от продажи продукции;
• выдача и перевод денег поставщикам;
• оплата труда работников;
• выдача депонированных денег.

Все кассовые операции должны быть проведены в следующих документах:

• кассовой книге, куда заносятся данные по операциям с наличными деньгами;
• расчетно-платежной ведомости, где отмечается зарплата;
• приходно-кассовом ордере, отражающем размер денежных поступлений;
• расходно-кассовом ордере, показывающим размер денежных выплат.

Однако, в некоторых ситуациях, работники по разным причинам на могут прийти в кассу предприятия для получения заработной платы.

Депонированной зарплатой (ДПЗ) называется выплата, которую сотрудник не смог получить по тем или иным обстоятельствам.

Важно! Средства считаются депонированными только в случае не получения выплат по причинам, связанным с самим сотрудником:

• его больничным листом;
• отпуском;
• командировкой и так далее.

Если невыплата произошла по инициативе работодателя, то это является нарушением закона, ведущим к административной либо уголовной ответственности.

Депонированная заработная плата может образоваться лишь в случае выплат наличными. При использовании дебетовых карт, депонирования не бывает в принципе, поскольку деньги попадают на личный счет работника точно в срок.

Как депонировать зарплату в кассе?

Если работник, по какой-либо причине, не явился для получения своей заработной платы, делается специальная отметка напротив его ФИО — «депонировано» и вносит необходимые данные в рассчетно-кассовый ордер. Правильность заполнения документации контролируется главбухом.

Еще одним документом, в котором следует отметить появление депонированной зарплаты, является реестр депонентов. Для него не разработана стандартная форма, однако там должны быть отмечены следующие данные:

• наименование предприятия;
• дата реестра;
• дата появления депонированных денежных средств;
• № расчетной ведомости;
• ФИО, табельный номер труженика, не явившегося за заработной платой;
• размер депонированной зарплаты;
• общая невостребованная сумма по всему реестру;
• автограф кассира с расшифровкой.

Также в реестр вноситься прочая информация, которая может понадобиться руководству и бухгалтерии.

Сколько хранится невостребованная зп на расчетном счете предприятия?

После того, как деньги из банка будут привезены в кассу, они не могут находится там более трех суток. В противном случае невыплаченные остатки должны быть депонированы и возвращены в банк.

Законодательство Федерации не указывает, каким должен быть срок давности, касательно депонированных денег. Но, в нем имеется понятие срока исковой давности по судебным искам, который составляет три года.

Если заработная плата так и не была получена по истечению срока исковой давности, равного трем годам, деньги будут признаны невостребованными и направлены в доход предприятия, отраженный в документации с определением «прибыль, не связанная с основной деятельностью».

Книга для учета депонированной заработной платы должна храниться на протяжении пяти лет, учет этого срока ведется не с даты депонирования, а с начала следующего года после возникновения такой задолженности.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете эти суммы отражаются следующими проводками:

Порядок заполнения книги учета

В соответствующей учетной книге операции, связанные с оборотом депонированной заработной платы отмечаются следующим образом:

• начисление зарплаты (проводки — Дт 20 Кт 70);
• перечисление НДФЛ (Дт 70 Кт 68.3);
• перечисление НДФЛ (Дт 68.3 Кт 51);
• получение денег для выдачи заработной платы (Дт 50 Кт 51);
• выплаты зарплаты (Дт 70 Кт 50);
• депонированные средства (Дт 70 Кт 76.4);
• возврат депонированных денег в банковское учреждение (Дт 51 Кт 50);
• списание задолженности, которая не была востребована (Дт 76.4 Кт 91.1);
• перечисление банком депонированных средств по требованию организации (Дт 50 Кт 51);
• получение работником положенной суммы (Дт 76.4 Кт 50).

Книга храниться на предприятии в течение пятилетнего срока.

Порядок выплаты

Выдача неполученной заработной платы проводится по письменному (заявление на имя руководителя) либо устному требованию работника. Если лимита хватает, то депонированные деньги хранятся в кассе, если нет, — их отвозят обратно в банк. Лимит устанавливается руководством организации, в соответствии с указаниями ЦБ Федерации.

Если средства находятся в кассе, их выдают сотруднику сразу же по его обращению. Когда лимит превышен, то зарплату ему отдадут совместно с первыми же запланированными выплатами. Если же работник не желает ждать и требует деньги незамедлительно, тогда предприятие обращается с запросом в банковское учреждение о переводе необходимых денежных средств.

После получения зарплаты работником, кассир выписывает рассчетно-кассовый ордер на его имя о выплате неполученной заработной платы. Бухгалтер отражает даты и номера ордеров в книге депонентов. На расходнике свои подписи ставят главный бухгалтер и начальник.

Депонированная зарплата выплачивается в полном объеме. Если это не так, то сотрудник может пожаловаться трудовой инспекции, в соответствии с Трудовым кодексом.

Если выплата не произойдет в течение трех месяцев, работник может обратится с соответствующим исковым заявлением в суд.

Когда платить НДФЛ?

НДФЛ удерживается при непосредственно выплате денежных средств работникам, перечисляется в бюджет в этот же день или на следующий.

Что считать датой фактической выплате зарплаты, если за ней не явился работник в установленный срок, и она депонирована?

Один из простых и удобных вариантов — это удержать НДФЛ со всей суммы заработной платы, которая предназначена для выдачи персоналу, и сразу перечислить в бюджет по одной платежке. В том числе включить и подоходный налог с депонированных сумм.

Такой способ позволит правильно заполнить отчетность (6-НДФЛ) и не вызовет лишних проблем для бухгалтерии предприятия.

Такой вариант возможен, если получится подтвердить, что доход признан выплаченным в момент депонирования. В этом есть смысл, ведь зарплата депонируется на непредвиденный срок, она может быть в любой момент выдана работнику, эти средства принадлежат уже работнику, просто они временно хранятся у работодателя до дня выдачи.

Минфин подтверждает, что такой выриант удержания НДФЛ в момент депонирования возможен, но официальных подтверждающих писем нет. Однако могут возникнуть проблемы с ФНС.

Другой, более проблемный, но и более правильный вариант — удерживать подоходный налог при непосредственной выдачи депонированных средств на руки сотруднику. В этом случае датой фактической выплаты признаем непосредственный день получения работником денег на руки.

В этой ситуация НДФЛ нужно отнять в день выдачи денег и перечислить его в бюджет по отдельной платежке в этот же день или на следующий.

Удерживать налог при непосредственной выдаче депонированной заработной платы более правильно, ведь если зарплата депонирована, то деньги не выплачены, а, значит, и основания для удержания НДФЛ нет до того момента, пока человек не получит средства на руки. Тем более, что для налоговой деньги, поступившие раньше дня выплаты дохода физическому лицу, не считаются налогом.

Однозначного ответа в законодательстве нет, говорится лишь о том, что удержание налога прозводится в день фактической выплаты, не уточняя, какая дата признается таковой в случае депонирования.

Что делать, если за зарплатой не явились

Контролирующими органами установлены жесткие рамки, ограничивающие длительность срока выдачи заработной платы. В случае отсутствия одного из работников в период выдачи денежных средств, бухгалтеру компании необходимо сделать специальную отметку в кассовом ордере. Депонированные средства возвращаются на расчетный счет предприятия. Далее эти деньги могут быть использованы для выдачи сотруднику, после получения соответствующей заявки.

Согласно установленным правилам, длительность срока, установленного для востребования неполученной заработной платы, составляет три года. В течение данного отрезка времени работник компании должен обратиться в бухгалтерский отдел. При нежелании работодателя осуществить выдачу финансовых средств, работник имеет полное право подать исковое заявление в суд. Если в течение вышеуказанного срока деньги не были востребованы работником, то данные средства превращаются в дополнительный доход компании. Это означает, что данная сумма не подлежит выдаче работнику. Данные правила зафиксированы в сто девяносто шестой статье Гражданского Кодекса.

Давайте рассмотрим, как выглядит проводка суммы заработной платы, которая осталась невостребованной сотрудниками:

Д76 (Расчет по депонированной сумме) – К91 (Списание финансовых средств на основании истечения срока исковой давности).

Рассматриваемый процесс требует высокой концентрации внимания, поскольку любое допущение ошибки может стать причиной возникновения конфликта между работодателем и сотрудником компании. В действующем законодательстве говорится о том, что право получения оплаты за выполнение трудовых обязательств защищается Трудовым Кодексом.

По мнению экспертов, бухгалтеру компании не следует спешить с оформлением документов о депонированной заработной плате. Перед этим шагом необходимо узнать о причинах отсутствия труженика в день выдачи заработной платы. Кассиру компании рекомендуется лично связаться с работником и напомнить о выдаче финансовых средств. Специалисты рекомендуют стараться избегать тех ситуаций, когда зарплата остается невостребованной.

В случае возникновения конфликта с работником, последний имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих интересов. Как правило, данные службы становятся на сторону труженика, что оборачивается штрафными санкциями в отношении администрации компании. В подобной ситуации, суд может обязать директора фирмы произвести выплату всей причитающейся суммы и добавить финансовую компенсацию. Размер компенсации рассчитывается на основе ставки, установленной Центральным Банком.

Депонированную зарплату компания может выдать работнику в любой день, а не тянуть до следующих сроков выплаты заработка